Zgłoszenie wewnętrzne

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych w zakresie naruszenia prawa

§1

CEL REGULAMINU

  1. Regulamin stanowi wewnętrzną procedurę postępowania w sytuacji zgłoszenia naruszenia prawa w związku lub w ramach działalności Spółki Zakłady Porcelany Stołowej „Karolina” Sp. z o.o. z siedzibą w Jaworzynie Śląskiej (dalej: Spółka).
  2. Regulamin określa zasady zgłaszania wewnętrznych naruszeń prawa oraz obowiązki w zakresie dochowania należytej staranności przy prowadzeniu działań następczych i zapewnienia poufności danych ze zgłoszenia, w tym osoby zgłaszającej naruszenia (dalej: Sygnalisty)

 

§2

NARUSZENIE PRAWA

  1. Naruszeniem prawa ze strony Spółki jest każde działanie lub zaniechanie działania niezgodne z obowiązującym prawem lub mające na celu obejście prawa w odniesieniu do takich dziedzin znajdujących się otoczeniu Spółki lub powiązanych z działalnością Spółki jak:
  1. zamówienia publiczne;
  2. usługi oraz produkty i rynki finansowe;
  3. zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
  4. bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami;
  5. bezpieczeństwo transportu;
  6. ochrona środowiska;
  7. bezpieczeństwa żywności;
  8. zdrowie i dobrostan zwierząt;
  9. zdrowie publiczne;
  10. ochrona konsumentów;
  11. ochrona prywatności i danych osobowych;
  12. bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
  13. rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
  1. Informacje na temat naruszeń stanowią informacje uzasadnione podejrzeniem lub zaistnieniem naruszeń, do których doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce oraz informacje dotyczące prób ukrycia takich naruszeń. 

 

§3

POJĘCIE SYGNALISTY

Sygnalistą określa się osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń prawa uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą lub prowadzoną działalnością na rzecz Spółki. Sygnalistą może być w szczególności:

  1. pracownik oraz były pracownik Spółki;
  2. osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
  3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
  4. udziałowiec (wspólnik) Spółki
  5. członek organu zarządzającego lub nadzorczego Spółki;
  6. kontrahent Spółki,
  7. osoba świadcząca w Spółce pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
  8. osoba odbywająca praktykę lub staż w Spółce;
  9. wolontariusz.

 

§4

ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

  1. Zgłaszanie informacji na temat naruszeń prawa dokonuje się w pierwszej kolejności w ramach zgłoszenia wewnętrznego polegającego na poinformowaniu kompetentnej osoby lub komórki organizacyjnej, działających na podstawie upoważnienia Spółki do wyjaśnienia zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych.
  2. Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych może następować w formie:
  1. ustnej jako bezpośredniej rozmowy z upoważnioną osobą lub komórką organizacyjną;
  2. pisemnej jako przekazanie informacji na adres Spółki za pomocą listu zawierającego adnotację na kopercie „ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE”;
  3. elektronicznej jako przekazanie informacji na adres naruszenia@karolina.info.pl lub za pomocą dedykowanego formularza znajdującego się na stronie internetowej Spółki.
  1. Spółka poprzez udzielone upoważnienie, o którym mowa w pkt 1 prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
  2. W ramach dokonywania zgłoszeń, o których mowa w pkt. 2 należy każdorazowo zapewnić ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić dostęp do niniejszych informacji osobom nieupoważnionym.

 

§5

DZIAŁANIA NASTĘPCZE

  1. O ile jest to uzasadnione specyfiką zgłoszenia wewnętrznego, upoważniona osoba lub komórka organizacyjna podejmuje stosowne działania następcze takie jak na przykład dochodzenie wyjaśniające, kontrola, audit wewnętrzny, ustanowienie procedury.
  2. Celem działań następczych jest ocena prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu naruszenia prawa oraz w miarę możliwości zaprojektowanie i utrzymywanie rozwiązań umożliwiających ich zapobieganie na przyszłość.
  3. Działania następcze może prowadzić ta sama osoba lub komórka organizacyjna, która przyjęła zgłoszenie wewnętrzne przy zachowaniu bezstronnego udziału i należytej staranności.
  4. W terminie siedmiu dni od otrzymania zgłoszenia osoba upoważniona przez Spółkę przesyła Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  5. Osoba upoważniona przez Spółkę przekazuje Sygnaliście informacje zwrotną na temat zgłoszenia w terminie nie dłuższym niż trzy miesiące od daty przyjęcia zgłoszenia. Poprzez informacje zwrotna należy rozumieć informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i ich powodów.

 

§6

OCHRONA SYGNALISTÓW

  1. Tożsamość Sygnalisty dokonującego zgłoszenia wewnętrznego chroniona jest przez Spółkę jako poufna. Dotyczy to również osób, które dokonały anonimowego zgłoszenia informacji na temat naruszeń i zostały później zidentyfikowane oraz doświadczyły działań odwetowych.
  2. Sygnalista kwalifikuje się do objęcia ochroną o ile informacje na temat naruszeń miały uzasadnione podstawy w chwili zgłoszenia i zostały przekazane w ramach zgłoszenia wewnętrznego.
  3. W sytuacji zgłoszenia naruszenia prawa, Spółka nie będzie prowadzić działań odwetowych wobec Sygnalisty, przez które należy rozumieć w szczególności:
  1. wniesienie sprawy z powództwa cywilnego o zniesławienie lub odszkodowanie lub naruszenie dóbr osobistych;
  2. zawieszenie lub przymusowy urlop bezpłatny lub zwolnienie lub inne równoważne środki;
  3. degradację lub wstrzymanie awansu;
  4. przekazanie obowiązków, zmianę miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmianę godzin pracy;
  5. wstrzymanie szkoleń;
  6. negatywną ocenę wyników lub negatywną opinię o pracy;
  7. nałożenie lub zastosowanie jakiegokolwiek środka dyscyplinarnego w postaci kary porządkowej jak upomnienie i nagana lub kary finansowej;
  8. przymusu lub zastraszania lub mobbingu lub wykluczenia;
  9. traktowania w sposób dyskryminacyjny oraz niekorzystny i niesprawiedliwy;
  10. nieprzekształcenia umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;
  11. nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę na czas określony;
  12. szkody wizerunkowej, w tym nadszarpnięcia reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;
  13. umieszczenie na czarnej liście Spółki, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia lub nie będzie mogła świadczyć usług oraz dostaw i robót na rzecz Spółki;
  14. wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług;
  15. odebranie udzielonego pełnomocnictwa, upoważnienia, zezwolenia;
  16. skierowania na badania psychiatryczne lub lekarskie.

 

§7

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. W celu dochowania należytej staranności w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia, Spółka wykorzystuje doświadczenia i dobre praktyki przy prowadzeniu rejestru zgłoszeń i realizacji działań następczych.
  2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 17.12.2021 roku.